신입사원을 위한 이메일 쓰는 요령

여러분들은 회사에서 이메일을 많이 사용하시나요?
이전 회사에서는 사내 메신저를 많이 썼습니다. 메신저로 파일 보내기가 됐거든요. 현재 직장으로 이직하고 나서 저는 이메일을 많이 사용합니다.
그런데 직장 이메일을 어떻게 쓰는지 배우셨나요?
저는 배워본 적이 없습니다. 회사 입사할 때도 잘 알려주지 않더군요.
제 주변에서도 배운 사람이 없습니다.
그래서 그런거 같기도 합니다만 이메일 쓰는 것을 보면 어떻게 회사들어왔나 의심스러운 사람이 종종 보입니다.
친구나 가족들에게 보낼 때는 상관없습니다. 그런데 회사 내에서 아니면 협력사와 이메일로 왔다갔다 하는데 엉망으로 쓰면 개인 능력을 의심받을 수도 있습니다.
이 포스팅을 읽는 분들은 이런 일이 발생하지 않도록 이메일 쓰는 요령을 알려드리겠습니다.

이메일 구성과 내용

제목

제목은 이메일을 읽는 사람이 메일수신함을 열면 처음으로 보는 내용입니다. 제목이 불분명하거나 본문 내용과 상관없다면 여러분이 보낸 이메일을 사람들이 읽지 않을 수도 있습니다.
그렇기 때문에 회사 이메일일수록 제목을 자세하게 적어야 합니다. 그리고 너무 길어서도 안됩니다.

인사말

여러분이 보낸 이메일을 열면 사람들은 먼저 인사말이 눈에 들어옵니다.
격식을 갖춰야하는 이메일에서 인삿말이 들어갑니다.
아래처럼 말이죠.
"안녕하세요. 홍길동 차장님. XX물산 임꺽정 과장입니다."

그런데 한 사람에게만 보내는 이메일이 아니고 여러명이 받는 이메일이면 아래처럼 수신인은 빼고 자기소개만 하면됩니다.
"안녕하세요. XX물산 임꺽정 과장입니다."

이메일을 받는 사람이 같은 회사 사람이면 회사이름도 적을 필요가 없겠죠?
그럼 회사이름은 빼고 부서 이름을 넣습니다.
"안녕하세요. 영업팀 임꺽정 과장입니다."

email

자기소개

인사말 다음에 이메일을 보낸 사람이 누구인지 소개를 합니다.
용건을 쓰기에 앞서 자신이 어떤 일을 하고 있는지 알립니다.
"저는 율도국 프로젝트에서 취배수 설계를 담당하고 있습니다."

본문

본문에는 이메일을 보내는 이유와 요구조건 등 내용을 적습니다.
간결하게 용건만 써 주세요.
꼭 지켜야할 사항도 있습니다.
주어와 서술어가 잘 맞게 써주세요. 한국말 할 줄 안다고 막 쓰면 주어와 서술어가 안 맞는 경우가 많아집니다.
부사를 많이 쓰면 자신감 없어보입니다.
기한이 있으면 날짜를 꼭 명기하세요.
본문 관련 내용은 나중에 추가로 더 포스팅을 하겠습니다.

마무리

영어 이메일 같은 경우에는 마무리하는 말들이 많습니다.
(나중에 영어 이메일 포스팅도 하나 만들어야겠네요.)
그렇지만 우리나라 사람들 사이에 메일이 왔다 갔다 하는 경우에는 인사말과 이름을 적습니다.
대부분 이름 대신 "서명" 양식을 만들어 놓고 붙입니다.
서명 양식에는 다음 사항을 추가합니다.

• 이름

• 회사명, 부서명, 직급

• 연락처(이메일 주소, 회사전화번호, 팩스번호 등)

• 회사주소

• 홈페이지 주소
  기술적인 자료를 요청했을 때 회신을 받게 되면 자료도 보게 되지만 홈페이지도 찾아보게 됩니다.
  홈페이지가 없으면 블로그라도 만들어서 기술관련 내용을 꾸준히 올리는 것도 좋을 것 같습니다.

발송 전 유의사항

발송버튼을 누르기 전에 오타가 있는지 확인해보세요.
맞춤법 확인 기능이 있으면 꼭 눌러 보세요. 황당한 오타가 나올 수 있습니다.
마지막으로 수신자 메일 주소가 제대로 입력됐는지도 확인해 보세요.
메일을 보냈는데 영원히 답을 받지 못할 수도 있습니다.

추후 포스팅

여기까지 쓰고 보니까 몇 가지 아이템이 더 생겼네요.

• 본문 쓰는 요령
• 영어 이메일 인사말, 마무리

또 정리해서 올려보도록 하겠습니다.